Doorzoek de site:

Home Varia Design tips voor je vergaderzaal

 

vergaderzaal

Voor kleine bedrijven heeft een vergaderzaal vaak meerdere toepassingen. Het zou echter ook een formele omgeving kunnen zijn voor vergaderingen of presentaties van belangrijke klanten. De kamer kan worden gebruikt voor brainstormsessies zoals de jaarlijkse strategieplanning. Het heeft ook een sociale functie; verjaardagsfeestjes of andere feestelijke evenementen kunnen hier georganiseerd worden. In toenemende mate worden er ook videoconferenties gehouden die het bedrijf linkt met klanten, partners en eigen medewerkers die zich op dat moment ergens anders bevinden. een vergaderzaal huren? Bezoek www.topos.be.

 

 

De basis

Bepaal de maximale capaciteit - het grootste aantal personen dat aanwezig zal zijn voor een vergadering. Als je een ruimte nodig hebt voor 32 personen, zal je een kamer met een afmeting van tenminste 10 bij 4 meter nodig hebben. Waarschijnlijk heb je ooit al in een claustrofobische conferentiezaal moeten zitten met het gevoel alsof je kon niet wachten om de vergadering te beëindigen. Bij het ontwerpen van een geschikte vergaderzaal, dien je daarom voldoende ruimte te reserveren zodat de deelnemers gemakkelijk kunnen opstaan en bewegen. Het kan soms gebeuren dat een groepsgesprek wordt opgesplitst in kleinere groepen tijdens de vergadering. Plaats ook niet zo veel stoelen rond de vergadertafel opdat mensen elkaar niet met de ellebogen stoten. Comfort is essentieel in het ontwerp van de kamer. Stoelen moeten daarom ook van kussens en rugsteunen zijn voorzien

Het belang van een goed georganiseerde tafel

Je kan een standaard vergadertafel kiezen in een rechthoekige of ovale vorm. Variaties op dit ontwerp zijn onder meer een U-vorm en een V-vorm. Heb je liever een organisatie als in een klaslokaal, vaak het geval bij zakelijke conferenties in hotels, dan kan je kleinere rechthoekige tafels plaatsen zodat alle deelnemers naar de voorzijde van de kamer kijken. Twee of drie mensen zitten dan aan elke tafel. Deze stijl stelt mensen in staat om gemakkelijk de kamer verlaten en terug te komen. Een andere keuze is de holle rechthoek, met kleinere tafels en waar je langs de hoeken in en uit de rechthoek kan stappen. Deze opstelling zou de samenwerking vergemakkelijken.

Het gebruik van technologische voorzieningen

Iedereen die ooit een belangrijke presentatie moet geven, maakt zich zorgen dat er iets mis kan gaan met de technologie die hij of zij zal gebruiken. Het geluid werkt niet tijdens een videoconferentie de overheadprojector  herkent de laptop niet. Naast verlegenheid, kan deze technische panne er voor zorgen dat een klein bedrijf wat geloofwaardigheid verliest bij de mensen die je net probeert te imponeren. Je kan daarom alle voorzieningen in een touch panel samenbrengen dat net zo eenvoudig te gebruiken is als een tv-afstandsbediening. Je kan dan met één druk op de knop  het projectiescherm laten zakken, de projector aanzetten en de ramen blinderen.